Obsługa zamówień
Proces obsługi zamówień można zdefiniować jako proces, gdzie potwierdza się, a nie negocjuje, cenę, warunki dostawy, warunki płatności, zapasy i ilość.
Dane wyjściowe z procesu zamówienia
Jednorazowy zakup z potwierdzonymi warunkami.
Zakup wynikający z umowy.
Anulowany zakup ze wstępnie potwierdzonymi warunkami.
Monitorowanie potwierdzonych, niedostarczonych zamówień.
Proces zamówienia pochodzący z procesu wyceny zawiera głównie uzgodnione warunki. Warunki zostały omówione, a strony je zaakceptowały. Proces zamówienia, który wymaga potwierdzenia zamówienia, można uznać za prawnie wiążący. W tym momencie możesz uwzględnić zamówienie w dokumentacji finansowej firmy pod kątem przewidywanych przyszłych kosztów.
Proces zamówienia może również rozpocząć bez wychodzenia z procesu wyceny. Może to wynikać z faktu, że zamówienie jest niewielkie lub sprzedawana część ma umowę z warunkami, które należy zastosować we wszystkich transakcjach, taka jak zakupy ze sklepu internetowego. Te umowy mogą być pisemne lub ustne, z warunkami, takimi jak czas dostawy i cena uzgodnione i wprowadzone we wszystkich transakcjach. Warunki umowne są często wymagane przez kupujących reprezentujących duże firmy.
Oprócz kilku innych zadań w procesie zamawiania, należy wspomnieć o zadaniach, w których należy monitorować potwierdzone ale niedostarczone zamówienia. Obsługujesz zaległości dostawcy, które można zdefiniować jako to, co dostawcy są winni firmie kupującego. W ramach tego zadania można monitorować zaległości dostawcy na podstawie zapytań lub wewnętrznych procedur. Na przykład pobranie potwierdzonych dat od dostawcy/produkcji kontroluje, czy zamówienia są dostarczane zgodnie z potwierdzoną datą lub następuje próba przyśpieszenia zamówienia zakupu / produkcji, jeśli data żądana przez nabywców nie została spełniona.
Dobre procedury wewnętrzne monitorowania zaległości dostawcy mają kluczowe znaczenie. Jeśli dostawcy rzadko dostarczają towary na czas, firma reprezentowana przez kupującego nie będzie w stanie wywiązać się z dostawy na czas. Można to skorygować, ściśle monitorując zaległości w celu uniknięcia rozbieżności.
Zamówienie dostawcy można, jak każdy inny proces, anulować do pewnego momentu.
Zadania, które obejmuje ten proces
Wysyłanie zamówienia zakupu
Wyślij zamówienie zakupu do jednego lub kilku odbiorców e-mailem lub w formie wydruku.
Przydzielanie towarów
Zapewnienie optymalnego przydzielania do nabywcy lub zleceń produkcyjnych w zależności od tego, kiedy towary są wymagane.
Monitorowanie zaległości dostawcy
Nawet jeśli zamówienie jest już potwierdzone, może nie być dostarczone na czas i musi być zmienione.
Zmiana zamówienia
Po otrzymaniu zapytania i w porozumieniu z dostawcą utwórz nową wersję zamówienia zakupu.