Rejestry bazowe
Rejestry bazowe składają się z kilku tabel, których używa się do sprawdzenia, czy moduł księgowy i finansowy są zgodne z bieżącymi zasadami i przepisami.
Rejestry bazowe muszą zostać zaktualizowane, gdy wprowadzenie zmian jest wymagane przez władze. Potrzeby informacyjne firmy mają ogromne znaczenie przy konfigurowaniu rejestrów bazowych w module finansowym. Zmiany w procesach i procedurach firmy mogą również wymagać wprowadzenia zmian w rejestrach bazowych.
Konfiguracja danych wyjściowych z rejestrów bazowych
Zasady i przepisy są przestrzegane
Potrzeby informacyjne firmy są zaspokojone
Moduł finansowy działa w zaplanowany sposób
Rejestry bazowe i konfiguracja modułu finansowego muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem korzystania z systemu przez osoby zajmujące się księgowością. Wtedy możliwe będzie filtrowanie danych finansowych do raportowania i analiz.
Grupowanie kont i sprawozdań finansowych upraszcza sporządzanie zestawienia budżetu i kont. Przed skonfigurowaniem rejestrów bazowych zaleca się rozplanowanie i zdefiniowanie potrzebnych informacji. Pomocne może być posługiwanie się wymiarami.
Zadania, które obejmuje ten proces
Plan kont – plan kont to centrum struktury finansowej. Każda firma ma własny, unikatowy Plan kont. Ponieważ firmy często wykorzystują ten sam krajowy lub międzynarodowy standard, widoczne są podobieństwa.
Grupy kont – funkcja grupowania kont jest elastyczna, aby sprostać różnym potrzebom. Grupowanie kont umożliwia sporządzenie zestawienia budżetu i kont. Jest to przydatne dla raportowania i analiz.
Definicje konta – konto księgowe może mieć określoną funkcję. Bank, zapasy, agio, należności i zobowiązania to przykłady kont, które muszą być skonfigurowane z określonymi definicjami, aby wchodzić w interakcje z modułem finansowym i pozostałymi modułami w systemie.
Podatek VAT – regulacje dotyczące podatku VAT stale się zmieniają, zatem należy prowadzić rejestr VAT. Transakcje mogą być księgowane z podatkiem lub bez. System poda sugestię księgowania w oparciu o ustawienie modułu finansowego. Rejestr VAT stanowi podstawę raportowania i rozliczeń. W RamBase jest to możliwe dzięki międzynarodowej sprawozdawczości podatkowej.
Wymiary – może zaistnieć konieczność używania wymiarów, które się na siebie nakładają. Przykładem jest klika departamentów połączonych z tym samym projektem. Innymi wymiarami mogą być jednostka kosztów, rejon geograficzny lub personel. Możesz połączyć kilka wymiarów z jednym kontem księgowym.
Departament – wymiar Departament (DEP) jest używany do wyodrębniania kosztów dla działań związanych z określonym departamentem. Istnieje kilka sposobów utworzenia departamentu. Każdy departament musi jasno zdefiniowany, jeśli wartości księgowe będą używane w raportach i analizach.
Projekt – projekt jest zwykle działaniem, które odbywa się przez pewien okres. Często zawiera wiele procesów. Wymiar Projekt (PRJ) jest używany do wyodrębniania kosztów dla określonego działania. Projekt może mieć plan i budżet, aby umożliwić porównywanie budżetu i rzeczywistych kosztów. Jeśli liczby mają być wiarygodne, bardzo ważne jest, aby jasno zdefiniować każdy projekt, zanim osoby zajmujące się księgowością zaczną go używać. Konfiguracja systemu zapewnia, że projekt zawiera wszystkie odpowiednie księgowania. Wymiar Projekt (PRJ) jest wyłącznie wymiarem księgowym.
Aktywa – wymiar Aktywa (AST) służy do śledzenia przychodów i wydatków związanych z pojedynczymi aktywami. Wymiar Aktywa (AST) jest wyłącznie wymiarem księgowym. Plan umorzenia i historia poprzednich umorzeń są przechowywane w Rejestrze środków trwałych (FAR).
[en] Assets (AST) - The dimension Assets is used for keeping track of revenues and expenses connected to a single asset. The dimension Assets is solely an accounting dimension. The depreciation plan and history of previous depreciations are held in the Fixed Assets Register (FAR).
[en] Banks (BANK) – In the BANK archive, a company’s bank accounts are set up. It can be different types of accounts such as operational account, factoring accounts and a tax account. Customers using RamBase will also need a clearing account which is used for countering.
[en] Intercompany register (ICR) – If the company using Rambase is part of a company group, you can set up the other companies in the company group in the ICR archive. The companies set up in ICR does not have to use Rambase. The value set up in ICR consists of three letters as an abbreviation for the company and then 2 letters for the country where that internal company is situated. For example XXX-NO for a Norwegian company. The value set up in ICR is then chosen for the CUS/SUPs (field Intercompany code) that are set up for the internal companies. Documents such as orders/invoices for these internal CUS/SUPs will be marked with the respective Intercompany code. If relevant GL accounts are set up with Intercompany code = Required/Optional this value will be brought into the General ledger (GL) and the user will be able to pull up reports based on intercompany code. Also, in the Period closure register (PAR), there will be a reconciliation between the internal companies.
[en] Inter Company Trading (ICT) – If the company using Rambase is part of a company group, it is possible to set up that outgoing cost invoices, created in one company, should be created as an ingoing invoice in the other company. Companies set up in the ICT archive must use Rambase.
[en] Company settings (CSV) – The archive Company settings is divided by module and sub module. Here, the customer using RamBase, can activate/deactivate and customize several settings to ensure RamBase is working according to the company’s request.